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Lancement prévu au début de 2026 – Workday Expenses sera disponible sur ordinateur et appareil mobile.
Dernière mise à jour : 13 novembre 2025
Mission du projet
Transformer le processus de remboursement des frais de déplacement et d’autres dépenses par la mise en place d’un logiciel moderne et convivial qui s’intègre sans heurt aux systèmes existants, améliore l’expérience des utilisateurs et optimise l’efficacité pour toutes les parties prenantes.​
Un processus de remboursement des dépenses et des frais de déplacement simplifié
L’UniversitĂ© Ģą˝¶ĚĘÓƵ est en train de repenser le processus de remboursement des dĂ©penses et des frais de dĂ©placement afin de simplifier et de moderniser l’expĂ©rience du corps enseignant et du personnel administratif. Cette initiative s’inscrit dans le cadre d’Horizon Ģą˝¶ĚĘÓƵ, qui vise Ă amĂ©liorer l’efficacitĂ© opĂ©rationnelle en simplifiant et en modernisant les services Ă l’échelle de l’UniversitĂ©.
Quels sont les objectifs du projet?
- Modernisation du processus de remboursement des dépenses grâce à l’automatisation des processus, des approbations et des courriels
- Suivi en temps réel permettant aux utilisateurs de suivre l’avancement de leurs demandes
- Renforcement de la précision des processus au moyen d’alertes et de contrôles intégrés permettant de corriger des erreurs avant le dépôt d’une demande
- Simplification des processus et optimisation des pratiques de travail pour une expérience plus fluide et plus efficace
-
Amélioration de l'accessibilité
- Création de rapports de dépenses pendant les déplacements
- Téléversement de reçus directement depuis son appareil
Pourquoi?
- Accélérer les remboursements.
- Éliminer quantité d’opérations qu’il faut actuellement faire manuellement.
- Harmoniser les processus liés aux déplacements et aux dépenses au sein de la communauté mcgilloise.
- Améliorer les capacités de production de rapports, d’analyse des données et d’audit.
- Améliorer l’expérience utilisateur grâce à un système intuitif, mobile et efficace.
Comment?
- Remplacement du menu « Notes d’avances et de frais » dans Minerva par le nouveau module « Expenses » dans Workday
- Optimisation des processus de gestion des dĂ©penses de l’UniversitĂ© Ģą˝¶ĚĘÓƵ
ReprĂ©sentation des utilisatrices et utilisateurs finauxÂ
Trouvez votre répresentant ou représentante Workday Expenses:
Membres de la gouvernance du projet
| Membres | Direction de l'Ă©quipe de l'UniversitĂ© Ģą˝¶ĚĘÓƵ |
|---|---|
|
Vice-recteur, Administration et finances |
Fabrice Labeau, propriétaire fonctionnel |
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Vice-rectrice associée, Services financiers |
Cristiane Tinmouth, commanditaire |
|
Dirigeant principal de l’information et vice-recteur associé, Services des technologies de l’information (TI) |
Paul Chamberland, commanditaire |
|
Adhésion des utilisateurs |
Jim Nicell, responsable, Personnel académique et de recherche |
|
Services financiers |
Julie Ghayad, responsable, Services |
|
TI |
Alex Aragona, responsable, TI |
|
Gestion de projet (TI) |
Antoine Soueidy, chef de projet |
|
Gestion du changement (TI) |
Anita de Souza, conseillère en gestion du changement |
Étapes clés
| Étapes Clés | Description |
|---|---|
|
Janvier-juin 2025 |
Ateliers de conception et de configuration– °Ő±đ°ůłľľ±˛ÔĂ©˛ő |
|
Juillet-septembre 2025 |
Cycle 1 : tests et mise au point – °Ő±đ°ůłľľ±˛ÔĂ© |
|
Octobre-décembre 2025 |
Cycle 2 : tests et ajustements supplémentaires – En cours Validations et tests des utilisateurs – En cours de planification Matériel de formation – En cours Plan de transition – En cours de planification |
|
Janvier-mars 2026 |
Formation DĂ©ploiement de Workday Expenses |
État d'avancement du projet
| Principales RĂ©alisations | En Cours |
|---|---|
|
|
Prochaines Ă©tapes
Les membres du projet sont Ă peaufiner la solution et Ă recueillir les commentaires des utilisateurs finaux.
Des représentants et représentantes du changement aideront leurs collègues à se préparer et transmettront des informations au sein de leurs unités.
D’autres mises à jour seront communiquées dans les mois précédant le lancement, prévu au début de 2026.
Besoin de plus d'informations?
Communiquez avec nous par  wdexpenses.finserv [at] mcgill.ca (courriel).
Annonces
Novembre 2025 - Le nouveau module Workday Expenses progresse grâce à la participation de la communauté
Juillet 2025 - Workday Expenses : Progrès réalisés et prochaines étapes
Février 2025 - Simplification du remboursement des dépenses et des frais de déplacement