Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ

1. Préambule

Grâce à leur programme d’expositions, les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ invitent les membres de la communauté de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ, de Montréal et d’ailleurs à explorer en ligne ou en personne leurs collections spéciales, qui comprennent des livres rares, des documents d’archives et des Å“uvres d’art.

2. Objet

Décrire les principes et les objectifs des expositions organisées par les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ, et offrir des directives concernant le programme d’exposition.

3. Portée

La présente politique s’applique aux expositions physiques dans les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ, ainsi qu’aux expositions numériques diffusées à l’aide de certains logiciels, présentées sur des écrans tactiles dans nos installations ou hébergées sur les serveurs web de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ. Cette politique ne concerne pas les expositions, présentations ou vitrines modestes ou éphémères, même si celles-ci demeurent importantes pour la recherche, l’enseignement et l’apprentissage conformément à la mission des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ. Les expositions d’œuvres de la Collection d’art visuel dans des lieux autres que nos bibliothèques sont également hors du champ d’application.

4. Définitions

4.1. Exposition :

Présentation publique d’un ensemble de documents originaux, tels que des publications, des manuscrits, des artefacts, des Å“uvres d’art, des documents d’archives, ou encore d’installations hébergées par les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ. Organiser une exposition demande « beaucoup d’efforts, de ressources, ainsi que l’analyse minutieuse et la mise en contexte d’une multitude de sources primaires Â» et chaque exposition « s’appuie sur des travaux de recherche exhaustifs, puis sert de complément accessible aux autres méthodes d’étude du sujet Â».[1] Une exposition peut inclure des objets physiques et peut être présentée en ligne entièrement ou en partie.

4.2 Les expositions virtuelles :

4.2.1 Exposition sur le Web :

Exposition hébergée sur un site accessible à tous au moyen d’un navigateur.

4.2.2 Exposition sur écran tactile (généralement, une table tactile) :

Exposition hébergée à l’aide d’un logiciel d’affichage dynamique numérique et diffusée sur des appareils à écran tactile dédiés à certains emplacements dans les bibliothèques. Ce genre d’exposition est accessible uniquement à l’endroit désigné dans une bibliothèque.

Les expositions numériques sont considérées comme des expositions majeures et se distinguent des collections numériques, des index numériques ou des aides à la recherche numériques par l’inclusion de contenus basés sur des recherches universitaires significatives.

4.3 Présentoir :

Exposition ou aménagement à plus petite échelle de livres, d’œuvres d’art ou d’autres objets de la collection des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ. Ces expositions mettent généralement en vedette des objets qui ne sont pas des sources primaires, qui ne nécessitent pas de recherches approfondies et qui ne sont pas considérés comme des contributions scientifiques. Les présentoirs sont hors du champ d’application de cette politique.

4.4 Commissaire d’exposition :

La ou le commissaire d’exposition, comme un auteur pour son œuvre, dirige la conception de l’exposition et en assure la cohérence thématique. Une exposition peut parfois être sous la responsabilité de plusieurs commissaires, alors appelés des co-commissaires.

5. Contenu de la politique

5.1 Objectif des expositions des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ et lignes directrices

Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ se dotent d’un programme d’expositions pluriannuel dans le but d’offrir au public un accès à leurs collections rares et spéciales, y compris leurs Å“uvres d’art et leurs archives. Ce programme d’expositions s’applique à tous les espaces et à toutes les plateformes numériques et vise à mettre en évidence les sources primaires des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ. Les expositions des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ s’alignent sur les thèmes de recherche stratégiques de l’Université et s’inspirent des enjeux actuels et des opportunités des diverses communautés qu’elles desservent.

Par l’entremise de leur programme d’expositions, les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ se donnent comme mission :

• faire connaître et apprécier des chercheurs, des étudiants et du public leurs collections uniques ;
• élargir les horizons des étudiants en leur présentant des contenus et des collections qui dépassent le cadre de leurs programmes d’études ;
• promouvoir la création d’expositions par les membres de la communauté universitaire ;
• offrir une programmation culturelle aux membres de la communauté Ä¢¹½¶ÌÊÓƵoise et au public en créant des espaces accessibles, inclusifs et accueillants ;
• accroître et diversifier le public cible des fonds exceptionnels des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ.

5.2 Équité, diversité, inclusion et accessibilité

Toutes nos expositions sont ouvertes au grand public et gratuitement.

Le programme d’expositions des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ encourage la représentativité dans les expositions. Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ choisissent des façons de présenter leurs collections en évitant toute forme d’exploitation ou de préjudice, dans le cadre d’un dialogue et d’une collaboration avec les membres des communautés marginalisées ou vulnérables.

Les expositions sont présentées en anglais et en français, avec la possibilité d’ajouter d’autres langues, comme des langues autochtones ou la langue d’origine des documents exposés.

Les expositions sont conçues pour réduire les barrières et améliorer l’accès physique et intellectuel pour un public diversifié. Le programme d’expositions s’efforce de présenter les informations sous plus d’une forme (p. ex., textuelle, audio, tactile, visuelle) et adhère aux .

Les expositions sur le Web doivent respecter le .

5.3 Commissaires d’exposition

Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ accueillent les propositions de membres de la communauté universitaire, et n’acceptent aucune proposition de personnes ou d’organisations qui n’en font pas partie. Lorsqu’une ou un commissaire n’est pas membre du personnel des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ, un facilitateur interne est souvent désigné, en concertation avec la ou le bibliothécaire en chef du service concerné, pour travailler en collaboration avec cette personne. Tous les commissaires sont désignés à titre de concepteurs d’exposition.

5.4 Comité du programme d’expositions et processus d’approbation

Un comité du programme d’expositions, composé de membres de toutes les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ, est responsable du contrôle et de l’application de la présente politique ainsi que de toutes les directives et procédures qui en découlent.

Le comité du programme d’expositions est une instance décisionnelle dans le choix des programmes présentés dans les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ. Ce comité applique les principes directeurs énoncés à l’article 5.1 de la politique lors de l’examen des propositions, tout en tenant compte des facteurs de logistique et d’emplacement.

La doyenne des bibliothèques et titulaire de la chaire Trenholme a pour mission d’approuver le programme d’expositions, en s’appuyant sur les recommandations du comité.

Toutes les expositions approuvées et ajoutées au programme d’expositions des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ seront régies par un protocole d’entente qui définira les responsabilités et les fonctions des commissaires.

5.5 Propositions d’exposition

Toutes les expositions doivent être approuvées avant d’être ajoutées au programme d’expositions. Elles sont généralement planifiées deux à trois ans à l’avance. Toute personne qui souhaite concevoir et proposer une exposition est invitée à s’entretenir avec son supérieur et la présidence du comité du programme d’expositions avant de rédiger le projet officiel qui sera soumis à l’examen. La proposition doit être concise, présenter un budget provisoire et expliquer pourquoi cette exposition devrait être organisée par les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ ou avoir lieu dans nos installations.

Des directives détaillées sur la façon de présenter une proposition peuvent être obtenues auprès du comité du programme d’expositions. Les propositions incomplètes seront retournées à leur auteur.

5.6 Emplacement des expositions

Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ maintiennent des espaces d’exposition dans toutes leurs installations, dans des zones accessibles aux membres de la communauté Ä¢¹½¶ÌÊÓƵoise et au grand public, ainsi que sur leur site web. Pour les aider à rédiger leur proposition, les commissaires peuvent consulter un inventaire des espaces et des équipements disponibles. Les présentoirs et les équipements dans les bibliothèques peuvent être utilisés à d’autres fins et sont donc accessibles en fonction de leur disponibilité.

Pour exposer des documents ou tout autre matériel dans des emplacements des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ, il est essentiel de consulter les bibliothécaires en chef responsables de ces espaces et de l’équipement. La décision repose sur plusieurs facteurs, tels que la disponibilité des ressources, la pertinence de l’exposition pour la bibliothèque, les autres activités prévues et les disponibilités du personnel.

5.7 Durée des expositions

Toutes les expositions présentées par les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ sont temporaires et ont une durée moyenne de trois à six mois. Les expositions sur le web des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ seront hébergées sur leurs serveurs web pendant au moins cinq ans. Après ce délai, les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ pourront archiver et retirer les expositions, et supprimer les contenus de leurs serveurs. L’article 5.16 « Documentation et archivage Â» présente plus de détails sur l’accès aux expositions en ligne après leur retrait.

La programmation des expositions de grande envergure peut être sujette à changement en raison de circonstances imprévues.

5.8 Contenus des expositions

5.8.1 Sélection des contenus et manipulation

Le contenu des expositions doit provenir principalement des collections d’une bibliothèque, mais il est permis d’y intégrer des éléments provenant d’autres sources si cela s’avère pertinent. Le nombre d’objets exposés sera déterminé notamment en fonction des contraintes physiques de l’équipement et de l’espace disponible. À noter que certains objets peuvent être jugés trop fragiles ou précieux pour être intégrés à une exposition ou numérisés. Les décisions à ce sujet seront prises en consultation avec nos spécialistes techniques. La stabilité des objets de la collection, le mobilier d’exposition, les coûts associés aux droits d’auteur et la sécurité de l’environnement d’exposition seront également pris en compte avant l’approbation finale. Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ se réservent le droit de refuser d’exposer un objet.

5.8.2 Description

Une note d’intention préparée par le commissaire doit présenter chaque exposition, et tous les éléments exposés doivent faire l’objet d’une description individuelle comprenant la référence précise et complète ainsi que des informations sur l’emplacement. La création de ce contenu est la responsabilité des commissaires.

5.8.3 Titulaire du droit d’auteur de l’exposition

Le droit d’auteur de l’exposition, y compris la conception et le contenu créé par le conservateur, est régi par la politique sur le droit d’auteur de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ.

5.9 Installation et transport

Toute personne qui participe à l’installation d’éléments d’une collection dans le cadre d’une exposition doit avoir reçu une formation adéquate sur les normes de soin et de manipulation des collections. Les prêts d’autres établissements peuvent nécessiter des services professionnels de manipulation d’œuvres d’art.

5.10 Prêts internes à Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ

Bien que la mission première du programme d’expositions soit de mettre en valeur les collections des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ, les commissaires d’exposition peuvent proposer d’emprunter des objets provenant d’autres collections de l’Université Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ, comme celle du Musée Redpath. Toutes les Å“uvres proposées doivent être en bon état. Les commissaires sont encouragés à entreprendre les démarches d’emprunt auprès d’autres collections. Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ sont cependant responsables de l’accord de prêt formel.

5.11 Prêts par des établissements ou collections hors de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ

Les Å“uvres proposées provenant d’autres établissements ou de collections privées doivent être en bon état. Les protocoles habituels concernant l’expédition, l’assurance (dont l’emprunteur est responsable, soit Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ) et la manipulation adéquate doivent être respectés. Les commissaires sont encouragés à entreprendre les démarches d’emprunt auprès d’autres collections. Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ sont cependant responsables de l’accord de prêt formel.

5.12 Droit d’auteur des œuvres

Les sources et les déclarations de droits doivent être mentionnées pour chaque élément d’une exposition, qu’elle soit physique ou virtuelle, incluant ceux qui ne sont pas protégés par le droit d’auteur.

Les documents sur lesquels Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ détient des droits d’auteur et que les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ ont numérisés en vue de les inclure dans une exposition virtuelle sont habituellement assujettis à une licence CC-BY (Creative Commons Attribution). Des exceptions peuvent être accordées si elles ont été préalablement discutées.

5.13 Sécurité et assurance

Tous les objets d’une exposition doivent être présentés dans des vitrines verrouillées ou solidement fixés sur des murs. Les expositions sont couvertes par la politique de gestion des risques et d’assurance de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ. Les objets empruntés à l’extérieur des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ pour des expositions sont également couverts par les politiques de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ depuis leur départ des locaux du prêteur jusqu’à leur retour, comme le stipule l’accord de prêt.

5.14 Promotion et diffusion

Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ accordent une grande importance à la promotion afin de communiquer efficacement nos événements à l’ensemble de la communauté universitaire et au grand public. Les activités de promotion peuvent faire appel à diverses méthodes de communication, y compris des affiches, des publications sur les réseaux sociaux, du contenu web, des panneaux d’affichage dynamique, des communiqués de presse et des infolettres. Les événements des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ peuvent aussi être communiqués à la communauté universitaire et au grand public par nos partenaires, selon le cas. Tous les supports publicitaires doivent inclure le logo des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ, et être créés en consultation avec les commissaires d’exposition. Le contenu du matériel de promotion (comme le titre, l’emplacement, la date et la description de l’exposition et le nom des commissaires), y compris le texte à inclure sur les affiches de l’exposition, doit être communiqué au moins deux mois avant la date de début de l’exposition au Bureau des communications des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ afin de prévoir suffisamment de temps pour sa traduction et pour la conception graphique et l’impression. Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ superviseront la traduction afin que tout le contenu promotionnel soit disponible en français et en anglais.

Les événements spéciaux, les activités et les programmes pédagogiques, imaginés dans le but d’engager le public et d’optimiser l’impact de l’exposition, doivent être planifiés en collaboration avec l’équipe responsable des événements et de la promotion des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ et avec les autres parties intéressées. Le Bureau des communications doit aussi en être informé six mois avant la date de début de l’exposition. Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ ne sont pas tenues d’ajouter une exposition à sa programmation ni de la financer.

5.15 Ressources et financement externe

Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ n’octroient pas de financement ni de subvention pour commissaires, à moins qu’une entente n’ait été conclue pour une exposition en particulier.

Pour les commissaires qui dépendent d’un financement externe (tel qu’une subvention ou une bourse) pour monter une exposition, l’approbation de celle-ci peut être conditionnelle à la confirmation du financement. La confirmation doit être communiquée aux µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ au moins douze mois avant la date de début de l’exposition. Si le commissaire ne confirme pas les dates de l’exposition ou si aucune demande de report n’est effectuée, l’exposition sera annulée et une nouvelle proposition devra être soumise. L’obtention d’un financement d’une agence externe (p. ex., le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada) ne constitue pas une garantie que la proposition d’exposition sera acceptée.

5.16 Documentation et archivage

Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ conservent un registre public de toutes les expositions, de leurs descriptions et de leurs commissaires. Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ documentent le plan global de l’exposition en prenant des photos de l’espace d’exposition. Celles-ci permettent de visualiser la configuration spatiale et les méthodes d’affichage utilisées. Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ conservent la proposition d’exposition ainsi que tous les accords de prêt associés à l’exposition, les contrats d’exploitation de droits d’auteur, les commentaires, les notes de sécurité et de conservation et les autres documents de planification.

Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ ne financent habituellement pas la création de catalogues d’exposition. Si un catalogue d’exposition est prévu, il est essentiel de fournir des informations sur son contenu et sa source de financement dans la proposition.

Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ ne reprennent pas possession du matériel et des supports publicitaires (tels que les affiches, les panneaux ou les étiquettes) lors du démontage de l’exposition. Ces éléments peuvent être conservés par les commissaires, mais ils doivent être récupérés rapidement puisque les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ ne les entreposeront pas indéfiniment.

Les expositions web, y compris les fichiers originaux sont archivées conformément aux meilleures pratiques de préservation numérique et au programme d’archivage web des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ. Les versions archivées des expositions en ligne des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ seront rendues publiques sur la plateforme principale d’archivage web des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ.

En ce qui concerne les expositions sur écran tactile, qui font appel à un logiciel propriétaire, nous conserverons une copie des fichiers de l’exposition, conformément aux meilleures pratiques en matière de préservation numérique des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ, puisque l’enregistrement des fichiers originaux ne permet pas de garantir un accès permanent au contenu.

5.17 Commentaires

Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ sont déterminées à créer un environnement équitable et inclusif pour tout le monde sur les campus de l’université. Les µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ de Ä¢¹½¶ÌÊÓƵ adhèrent également au principe de la liberté universitaire, qui protège notamment la liberté de recherche, la création artistique libre, ainsi que la liberté de pensée et d’expression. Les commentaires sur le contenu d’une exposition doivent être adressés par écrit à la doyenne des bibliothèques et titulaire de la chaire Trenholme.

6. Rapports

La présidence du comité du programme d’expositions doit soumettre un rapport annuel à la doyenne des bibliothèques et titulaire de la chaire Trenholme.

7. Autorité d’approuver les procédures

La doyenne des bibliothèques et titulaire de la Chaire Trenholme détient le pouvoir d’établir et d’approuver toute directive ou procédure liée à la politique.

8. Révision

La présente politique sera révisée tous les cinq ans, ou plus tôt si nécessaire.

Historique des versions

Recommandée par le Cabinet des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ : 18 mars 2025

Approuvée par le Conseil des µþ¾±²ú±ô¾±´Ç³Ù³óè±ç³Ü±ð²õ : 7 avril 2025

Mise à jour : S.O.