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Le fran莽ais suit.

On behalf of Financial Services and the Workday Expenses Project Team

Dear colleagues,

As we prepare for the launch of Workday Expenses (targeted for the week of February 9, 2026), we are sharing important dates for submitting expense reports and advance requests in Minerva.

These dates are essential to ensure all expense-related transactions are completed and reimbursed by December 23, 2025, before the transition to the new system.

Important dates for advance and expense report requests submissions:

• Expense reports: submit in Minerva by Wednesday, December 3, 2025, at 5:00 p.m. After this time, the Submit an Expense Report menus will be deactivated, (for yourself or on behalf of someone else) in preparation for Workday Expenses.
  • Expense reports submitted by December 3 will be processed and reimbursed by December 23, 2025.
• Cash advances may still be requested in Minerva until January 14, 2026.
• Direct Travel advances (via the FOAPAL Authorization Form) remain available until February 6, 2026, at 5:00 p.m.

Note: As of November 24, 2025, out-of-pocket and third-party payment advances will no longer be available in Minerva. Cash advances may be used when needed.

What this means for you

• Complete and submit any outstanding expense reports by December 3 (5:00 p.m.).
• New expense report submissions will not be possible after December 3.
• If you miss the December 3 deadline for expense reports, expense reports will need to be started in Workday Expenses after its launch in February 2026.
• Keep any receipts or supporting documents to enter in Workday Expenses after go-live, if needed.

Support and next steps

If you have any questions regarding these deadlines, please contact your Faculty or Unit Finance Team for assistance. A reminder notice will also appear in Minerva closer to the deadline.

For updates on upcoming Workday Expenses training sessions, please consult the Workday Expenses webpage.

Thank you for your collaboration and support as we prepare for the launch of Workday Expenses.

The Workday Expenses Project Team

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Version fran莽aise

Au nom des Services financiers et de l鈥櫭﹒uipe du projet Workday Expenses

Ch猫res et chers coll猫gues,

Dans la foul茅e des pr茅parations au lancement de Workday Expenses, pr茅vu la semaine du 9 f茅vrier 2026, nous souhaitons vous communiquer les dates importantes pour la pr茅sentation des notes de frais et des demandes d鈥檃vance dans Minerva.

Il est essentiel de respecter ces dates pour que toutes les d茅penses soient trait茅es et rembours茅es avant le 23 d茅cembre 2025, avant la transition vers le nouveau syst猫me.

Dates importantes pour la pr茅sentation des demandes d鈥檃vance et des notes de frais

• Les notes de frais doivent 锚tre soumises dans Minerva d鈥檌ci le mercredi 3 d茅cembre 2025, 17 h. Pass茅 cette date, les menus 芦 Submit an Expense Report 禄 permettant de pr茅senter une note de frais pour vous-m锚me ou pour le compte d鈥檜ne autre personne seront d茅sactiv茅s en vue de la mise en place de Workday Expenses.

o Les notes de frais pr茅sent茅es avant le 3 d茅cembre seront trait茅es et les d茅penses seront rembours茅es au plus tard le 23 d茅cembre 2025.

• Il demeurera possible de demander des avances de fonds dans Minerva 箩耻蝉辩耻鈥檃耻 14 janvier 2026.
• Il demeurera possible de demander des avances par l鈥檈ntremise de Direct Travel (formulaire d鈥檃utorisation FOAPAL) 箩耻蝉辩耻鈥檃耻 6 f茅vrier 2026, 17 h.

Remarque : 脌 compter du 24 novembre 2025, les frais remboursables et les paiements anticip茅s 脿 des tiers ne seront plus offerts dans Minerva. Il est possible d鈥檜tiliser des avances de fonds en cas de besoin.

Mesures 脿 prendre

• 笔谤茅蝉别苍迟别锄 toutes vos notes de frais en suspens d鈥檌ci le 3 d茅cembre, 17 h.
• Veuillez noter que vous ne pourrez pas pr茅senter de nouvelles notes de frais apr猫s le 3 d茅cembre.
• Si vous avez toujours des notes de frais en suspens apr猫s le 3 d茅cembre, vous devrez les cr茅er dans Workday Expenses, en f茅vrier 2026.
• Le cas 茅ch茅ant, conservez tous les re莽us et pi猫ces justificatives afin de les consigner dans Workday Expenses apr猫s le lancement.

Aide et formation
Pour toute question concernant ces dates limites, veuillez contacter l鈥櫭﹒uipe des finances de votre facult茅 ou de votre unit茅. Un rappel sera publi茅 dans Minerva 脿 l鈥檃pproche de la date limite.

Vous trouverez les informations 脿 jour sur les prochaines s茅ances de formation sur la page Web Outil de gestion des d茅penses 芦 Workday Expenses 禄.

Nous vous remercions de votre collaboration en vue du lancement de Workday Expenses.

L鈥櫭﹒uipe du projet Workday Expenses
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